Hiểu và áp dụng hiệu quả Kaizen từ ví dụ thực tế

Việc thực hiện cải tiến Kaizen như đã chia sẻ ở các bài viết trước không có gì phức tạp hay xa vời và đang là xu hướng được nhiều công ty áp dụng. Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã thử áp dụng nhưng kết quả thu lại không đạt được như mong muốn. Những lời khuyên và ví dụ về áp dụng Kaizen thực tế có lẽ sẽ hỗ trợ hơn cho doanh nghiệp trên con đường hướng đến xây dựng và thực hiện Kaizen.

Những lời khuyên hữu ích trong việc áp dụng Kaizen

Đầu tiên, nếu là người bận rộn, mọi người hãy dành thời gian thường xuyên để có thể quan tâm đến các công việc quan trọng nhất của mình. Hãy đảm bảo công việc của mình đạt hiệu quả tốt nhất. Tổng kết và báo cáo công việc một tuần là cách tốt nhất, việc này sẽ giúp mỗi người có một đánh giá toàn diện về công việc và từ đó đưa ra kế hoạch cho tuần sau. Ngoài ra, hãy sử dụng một ứng dụng như Rescue Time để theo dõi cách làm việc, cụ thể là về thời gian, địa điểm làm việc cũng như chi tiêu trong một ngày, từ đó mỗi người sẽ tự đánh giá được cách làm việc của bản thân.

hieu-va-ap-dung-hieu-qua-kaizen-tu-vi-du-thuc-te-1

Tương tự như vậy, các nhân viên của Google được sử dụng 20% thời gian của mình để tìm ra những cách làm việc tốt hơn và 80% còn lại để làm việc. Google liên tục đưa ra những ý tưởng mới nhằm nâng cao chất lượng công việc. Google cho rằng, nếu 20% thời gian là nhiều thì mỗi nhân viên hãy dành ít nhất 10% thời gian mỗi tuần để nói chuyện với ông chủ về cách sắp xếp công việc của bản thân. Đây là một công cụ mới giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, không ngừng cải tiến và nâng cao năng suất lao động.

Khi tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn thì mỗi người hãy dành thời gian để thử nghiệm. Nếu cách làm việc đó thực sự hợp với sở thích, năng lực bản thân cũng như tiết kiệm thời gian thì hãy áp dụng nó thật tốt. Nếu làm việc trong một nhóm, đội, hãy đóng góp những ý kiến mang tính xây dựng và góp ý với những người đồng nghiệp vì đó là cách tốt nhất để điều chỉnh và cải tiến chất lượng công việc. Hãy nhớ rằng, bản chất của Kaizen là bắt đầu từ những việc nhỏ và từ việc thực hiện những bước nhỏ nhất.

Tham khảo thêm:   10 câu khích lệ không ngừng cố gắng phấn đấu để thực hiện ước mơ !

Làm thế nào để luôn ghi nhớ áp dụng Kaizen vào công việc?

Giá trị thực tiện của Kaizen là rất lớn, nhưng không phải ai cũng biết áp dụng nó vào công việc vì có những người quá bận rộn. Kaizen giúp mọi người luôn ghi nhớ những nguyên tắc làm việc cơ bản, không bị cuốn hoàn toàn vào công việc mà quên đi những điều quan trọng khác. Ví dụ, muốn các công nhân trong dây chuyền lắp ráp thấy được lỗi sai của mình khi lắp ráp xe, hãy để họ tự quan sát lại cách làm việc của mình và rút ra kinh nghiệm.

Một trong những lợi ích trước mặt của việc áp dụng Kaizen là cảm giác quản lý công việc khoa học và hợp lý. Quan trọng hơn, mọi người sẽ thấy gắn bó và đam mê với công việc hơn, từ đó mang lại năng suất lao động cao hơn. Dù làm ở bộ phận nào, công nhân trong dây chuyền lắp ráp cũng cần cố gắng để sản xuất ra chiếc xe hoàn hảo. Điều này có thể khó khăn, nhưng thành quả mang lại sẽ giúp mỗi người có động lực hơn.

Tương tự như vậy, một nguyên tắc của Kaizen là tiết kiệm mọi thứ có thể, nghĩa là không lãng phí thời gian, chi phí và năng lượng làm việc. Không tổ chức những cuộc họp không cần thiết hay viết những báo cáo không cần đọc. Nếu việc quản lý hộp thư đến chiếm quá nhiều thời gian, hãy tìm kiếm ứng dụng sẽ tự động lọc ra các thông tin quan trọng nhất để tiết kiệm thời gian làm việc.

Kaizen chỉ là thay đổi nhỏ hoặc những chuỗi thay đổi để làm cho công việc dễ dàng hơn, đơn giản hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hoạt động Kaizen thường chỉ tập trung ở những thay đổi nhỏ nên chi phí để thực hiện trong nhiều trường hợp là không đáng kể. Điều quan trọng của Kaizen là khả năng đưa ra nhiều ý tưởng mà không cần phải tiêu tốn tiền. Kaizen được các chuyên gia năng suất trên toàn thế giới đề xuất áp dụng để cải tiến môi trường làm việc và nó cũng là phương pháp dễ ứng dụng ở nơi học tập cùng như tại nhà của mỗi người.

Ứng dụng Kaizen ở công ty xi măng nghi Sơn

Công ty xi măng Nghi Sơn đã tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc, thể hiện ở khả năng tập trung cải tiến và quản trị chất lượng, hướng đến mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng”, đại diện liên doanh xi măng Nghi Sơn cho biết. Khuyến khích người lao động ở mọi cấp tham gia đề xuất để công ty phát triển tốt hơn là một công việc “nói dễ nhưng làm không dễ”. Để làm được điều này, công ty cần tạo ra một hệ thống quy chế hết sức rõ ràng và hệ thống này theo thời gian cần trở thành một tập quán trong công ty. Công ty xi măng Nghi Sơn đã đưa các quy định thành văn bản cụ thể. Văn bản ghi rõ: “Tất cả các nhân viên Nghi Sơn trừ cấp quản lý đều có quyền đề đạt ý kiến cải tiến. Các cấp quản lý và Hội đồng đánh giá sẽ đánh giá và tuyên thưởng cho người đề xuất.” Và công ty phân loại và áp dụng mức thưởng cho từng sáng kiến, tiến hành phân tích để áp dụng sáng kiến và thưởng ngay trong tháng. Ngoài ra, còn có phần thưởng cuối năm cho các ý kiến tốt nhất. Mức thưởng được phân chia thành các loại A, B, C, D rõ rệt với các mức tương ứng: 1 triệu, 500 nghìn, 200 nghìn và 50 nghìn đồng. 3 đặc điểm nổi bật của Kaizen tại mô hình Nghi Sơn Mô hình của Nghi Sơn làm rõ ba đặc điểm hết sức cơ bản của Kaizen mà không ít người đã hiểu lầm.

Tham khảo thêm:   Cải tiến quy trình với mô hình PDCA

Hiểu và áp dụng hiệu quả Kaizen từ ví dụ thực tế

* Thứ nhất, Kaizen là những cải tiến nhỏ và từ từ thay vì cải cách đột phá. Lấy ví 14 dụ, hai sáng kiến được xếp loại B của nhà máy Nghi Sơn năm 2011 là: Tiết kiệm điện cho hệ thống ánh sáng ở dây chuyền 2 và Lắp đặt hệ thống quạt ở máy biến thế số 2. Những ý tưởng đề xuất đều nhằm cải thiện các khía cạnh nhỏ trong hoạt động sản xuất/kinh doanh/hoạt động. Kaizen không yêu cầu mỗi nhân viên trở thành những nhà cách mạng “vẽ” ra những ý tưởng lớn nhằm thay đổi diện mạo công ty và thị trường. Người Nhật quan niệm toàn bộ bức tranh chung sẽ tốt hơn nếu mỗi cá nhân tự hoàn thiện công việc của chính mình lên một tầm mức hoàn hảo hơn.

* Thứ hai, Kaizen dành cho mọi thành viên trong công ty chứ không chỉ cho những nhà quản lý và chuyên gia cao cấp. Thậm chí ở Nghi Sơn, các nhà quản lý không được tham gia vào hệ thống Kaizen. Đây là đặc trưng quan trọng bởi vẫn tồn tại một lối suy nghĩ cũ rằng: cải tiến là công việc của nhà quản trị, nhân viên chỉ là những con ốc trong guồng máy thực thi. Người Nhật có tư duy khác: chỉ những người làm trực tiếp, ở “tuyến đầu” mới biết rõ nhất nên làm gì để tình hình được cải thiện. Vì thế, mô hình Kaizen khuyến khích sự tham gia tối đa. Gần như mọi ý kiến tham gia của các nhân viên cấp thấp nhất cũng đều được ghi nhận và tưởng thưởng.

Tham khảo thêm:   BSC là gì và ứng dụng thực tiễn như thế nào?

* Thứ ba, phần thưởng tiền bạc không phải là yếu tố quyết định. Phần thưởng chỉ có ý nghĩa tượng trưng, ghi nhận sự đóng góp thay vì coi đó như một động lực chủ yếu. Với trường hợp Nghi Sơn, tiền thưởng cho sáng kiến loại A mới chỉ ở mức 1 triệu đồng và cho loại D là 50 nghìn đồng. Đây đều là những con số không cao theo quan niệm thông thường, nhưng lại rất hợp lý với các doanh nghiệp Nhật áp dụng Kaizen. Ở các doanh nghiệp Kaizen, tổng số tiền thưởng dành cho những đề xuất ở mức độ thấp còn cao hơn nhiều so với những đề xuất ở mức độ cao. Thậm chí, những 9houz đề xuất không tạo ra một hiệu quả nào đáng kể cũng vẫn được ghi thưởng. Ví dụ: Nghi Sơn quy định rõ những đề xuất xếp loại D là “không tạo ra lợi nhuận và hiệu quả rõ rệt, tính sáng tạo và nỗ lực chỉ ở mức đáng ghi nhận.” Những đề xuất loại đó vẫn được thưởng và trân trọng. Kaizen là mô hình còn chưa phổ biến ở Việt Nam nhưng đang được một số doanh nghiệp nghiên cứu và ứng dụng. Dù việc áp dụng gặp phải nhiều khó khăn, triết lý khuyến khích sự tham gia của đại đa số người lao động này có một ưu điểm quan trọng: khích lệ tinh thần đóng góp của số đông bằng cách trân trọng mọi ý kiến dù nhỏ nhất nhắm tới sự cải thiện không ngừng.

Kaizen là hệ thống quản lý với các bước áp dụng không khó khăn hay phức tạp nhưng đòi hỏi sự phối hợp tốt và kiên trì giữa ban quản lý và nhân viên công ty và tính kỷ luật cao ở mỗi cá nhân. Việc thực hiện Kaizen cần được tiến hành liên tục để đên thay đổi lớn. Để thực hiện thành công kaizen, các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy tắc, các bước và có sự cam kết giữa lãnh đạo và nhân viên.

Lượt xem: 8

BÌNH LUẬN

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *